Grupa AF Software&Marekting

Praca zdalna to przyszłość, która nadeszła

Pandemia Covid-19 sprawiła, że otaczająca nas rzeczywistość zaczęła funkcjonować według zupełnie innych mechanizmów i standardów od tych, które znaliśmy do tej pory. Rynek pracy musiał stać się bardziej elastyczny. Wiele firm zostało zmuszonych do wprowadzenia pracy w trybie zdalnym i, co istotne, dla sporej grupy przedsiębiorstw był to pewnego rodzaju eksperyment i pierwsza okazja zetknięcia się z taką formą zatrudnienia. Powoli wracamy jednak do „normalności”, ale czy chcemy sięgać do rozwiązań sprzed wybuchu pandemii? To badanie pokazuje, że niekoniecznie, i choć dotyczy tylko jednej firmy, może okazać się, że tendencje prezentowane w jego wynikach będą się utrzymywać. Dlaczego tak jest? Zastanówmy się.

Ponad 50 lat pracy zdalnej

Wbrew pozorom pojęcie pracy zdalnej jest starsze niż mogłoby się wydawać większości z nas. Chociaż termin telework został pierwszy raz użyty przez Jacka Shiffa w 1972 roku, to tak naprawdę już w latach 60-tych XX w. na świecie wykorzystywano różnorakie elementy pracy zdalnej, która była wykonywana na odległość przy użyciu komputerów, łączy telekomunikacyjnych i innych zdobyczy ówczesnej techniki. Za twórcę pojęcia pracy zdalnej uważa się dziś jednak Jacka Nillesa, amerykańskiego badacza, który przeprowadził pierwszy eksperymentalny projekt telepracy oraz podjął się jego analizy, przeprowadzając pomiary różnicy pomiędzy kosztami i korzyściami pozostawania w domu oraz kosztami i korzyściami codziennych podróży do pracy. Nilles jednoznacznie stwierdził, że możliwe jest zastąpienie transportu osób transferem danych drogą elektroniczną.

Grupa AF pionierami pracy zdalnej w Polsce

Z uwagi na fakt, że jako Grupa AF zaliczamy się do pionierów zdalnej pracy w Polsce i od ponad 10-ciu lat pracujemy właśnie w takiej formie, chętnie podzielimy się naszymi doświadczeniami w tym zakresie. Na podstawie wieloletnich obserwacji możemy śmiało stwierdzić, że zarówno pracownicy jak i pracodawcy wiele zyskują przy takim trybie pracy. Poza oczywistymi kwestiami, jakimi są oszczędności czysto finansowe, jak eliminacja kosztów związanych z dojazdami czy zmniejszenie kosztów utrzymania infrastruktury firmowej, nie bez znaczenia pozostają benefity znacznie trudniej mierzalne.

Z jednej strony zyskuje pracownik…

Z perspektywy pracownika, z pewnością zalicza się do nich lepszy dostęp do zróżnicowanego rynku pracy, co przekłada się na większe szanse zatrudnienia. Można wybierać spośród liczniejszych ofert , w tym także zagranicznych. Stwarza to sprzyjające warunki do znalezienia pracy lepiej dopasowanej do kompetencji i potrzeb pracownika.
Spora część naszego zespołu zauważa również, że praca w domu jest bardziej efektywna, ułatwia koncentrację oraz daje większą swobodę przy realizacji zadań. Brak konieczności dojeżdżania do biura i elastyczny czas pracy wpływają też na oszczędność czasu, który można zagospodarować w wybrany sposób.
Zdalna praca jest idealnym rozwiązaniem dla osób o utrudnionym dostępie do rynku pracy, np. osób z miejscowości znacznie oddalonych od dużych miast i centrów biznesowych, osób z niepełnosprawnościami czy też tych, którzy opiekują się osobami zależnymi. W cyfrowym świecie bariery nie istnieją.

…z drugiej – pracodawca

Po drugiej stronie stoi pracodawca, który z kolei korzysta z większej podaży pracowników i bez ograniczeń w fizycznej odległości może zatrudniać osoby praktycznie z całego świata. Przekłada się to na łatwiejszy dostęp do wysokiej klasy specjalistów lub pracowników o niszowych kwalifikacjach. W pracy zdalnej, ponad takie cechy jak wiek, wygląd czy niepełnosprawność, górę biorą umiejętności oraz konkretne wyniki. Z perspektywy pracodawcy łatwiejsza i bardziej obiektywna staje się ocena pracownika, który wynagradzany jest za efekty, a nie za czas pracy.

Rozwiązania idealne nie zdarzają się często

Tak jak każde zjawisko społeczne, tak i praca zdalna pewnie nie jest rozwiązaniem idealnym zawsze i wszędzie, napotkać bowiem może na okoliczności wymagające działań korygujących. Obecnie zaliczają się do nich kwestie rozbudowy i uszczegółowienia przepisów w Polsce. Warto zaznaczyć też, że choć pojęcia telepraca i praca zdalna często używane są zamiennie, to w polskim prawie póki co funkcjonuje jedynie to pierwsze określenie, które zostało wprowadzone wraz z nowelizacją kodeksu pracy, 16 października 2007 r. Obecnie trwają jednak konsultacje społeczne i prace nad nowym przepisami regulującymi kwestie zatrudnienia zdalnego, które planowo powinny wejść w życie 1 stycznia 2022 r. Polska będzie na pewno chciała podążać za kierunkami rozwoju Unii Europejskiej, która to już wiele lat temu zadeklarowała wspieranie elastycznych form zatrudnienia, do których na pewno zalicza się praca na odległość.

Efektywna komunikacja jest możliwa

Jednym z wyzwań stojących przed zdalną formą zatrudnienia jest na pewno kwestia komunikacji. Choć kontakt bezpośredni stwarza najlepsze warunki do klarownego przepływu informacji, to porozumiewanie się na odległość też charakteryzuje się zaletami, a w niektórych okolicznościach bywa optymalne. Jeden z managerów naszej firmy, dyrektor kreatywny, pasjonat szeroko rozumianej komunikacji i jednocześnie znawca tematu, Aleksander Pietrzak, zwraca uwagę na tzw. szum komunikacyjny, który może być problematyczny zarówno dla doświadczonych managerów, jak i dla specjalistów ds. komunikacji, którzy dopiero rozpoczęli studia. To, co mamy na myśli i wydaje nam się, że mówimy, niekoniecznie jest tym, co słyszy i rozumie odbiorca komunikatu – powiedział. Przyznaje też, że praca zdalna ma kilka wad, np. jakość rozmowy telekonferencyjnej może być gorsza w porównaniu ze spotkaniem w biurze, co może wpłynąć na jasność przekazu i jego odpowiednią interpretację. Dlatego, operując w świecie cyfrowym, pamiętajmy o maksymalizowaniu możliwych dróg do przekazywania sobie informacji; włączenie kamery podczas rozmowy głosowej pozwoli odbierać komunikację niewerbalną, wyrażoną gestem czy mimiką. Urozmaicenie rozmowy głosowej konwersacją tekstową, wpłynie na efektywniejsze przekazanie twardych danych, ważnych ustaleń – dodaje. Stwierdził też, że nie należy się obawiać mieszania form rozmowy. Obecnie, w czasach upowszechniania się cyfryzacji, możliwości zdalnej komunikacji jest coraz więcej. Do wyboru jest wiele aplikacji, bezpłatnych lub też w wersji premium. Służą one nie tylko do zdalnej komunikacji, ale także wspierają procesy sprzedażowe, zarządzania projektami, pracę nad wspólnymi dokumentami czy grafikami, budowanie marki czy nawet zdalne podpisywanie dokumentów. Każdy może znaleźć odpowiednie narzędzie, dopasowane do indywidualnych potrzeb.

Manager potrafi

Każdy obszar działalności firmy wymaga specyficznego podejścia. Inne będzie dla IT czy dla zespołu sprzedażowego, a jeszcze inne w dziale HR. Ari Dizdari zarządza w Grupie AF zdalnym zespołem rekruterów w branży IT, sama również prowadzi procesy rekrutacyjne. Nie ma znaczenia, gdzie pracuje, czasem jest to Polska, czasem Gruzja czy też inny kraj. Zespół rekruterów natomiast prowadzi swoje działania z Argentyny, a czasem z Meksyku. Działają międzynarodowo i międzykulturowo. Ari Dizdari kontaktuje się ze zdalnymi pracownikami, ale i ze zdalnymi kandydatami. W jej profesji, bez możliwości pracy zdalnej, rekrutacje międzynarodowe nie byłyby możliwe. Według niej najważniejsze w tego rodzaju pracy jest podejście border-crossing. Trzeba być otwartym na przekraczanie granic oraz zrozumieć, że globalny rynek już nadszedł. Razem z moim zespołem jesteśmy w pełni tego świadomi. Jako AF Talent Agency jesteśmy wszędzie, odpowiadamy na potrzeby naszych klientów i znajdujemy kandydatów na całym świecie – przekonuje. Działania te potwierdzają liczne przykłady, pośród których przywołuje kandydata mieszkającego w Indiach, a zrekrutowanego przez AFTA do pracy zdalnej w Hamburgu. Często nasza praca wymaga elastyczności, między innymi co do godzin, ze względu na różne strefy czasowe, ale dzięki dobrej organizacji udaje nam się skoordynować nasze działania i jednocześnie zachować work-life balance – podkreśla.

Dialog i partnerstwo są kluczowe

Nieco inne doświadczenia zgromadził nasz wieloletni manager, Andrzej Gancarski, kierujący zespołem sprzedażowym. Pytany o to jakie największe trudności napotyka w codziennej pracy w kontekście pracy zdalnej odpowiada, że bardzo często zdarza się, że musi udowodnić klientom, że firma naprawdę istnieje, bo nie do końca w to wierzą, są nieufni, potrzebują spotkań osobistych. Klienci nie wyobrażają sobie na przykład podpisania umowy bez spotkania. To jest oczywiście dla nas zrozumiałe. Wychodząc naprzeciw tej potrzebie, organizujemy takie spotkania – zaznacza. Inny problem, na który zwrócił uwagę to zdarzające się podejrzenia o nachalną sprzedaż, zanim jeszcze zostanie przedstawiony temat rozmowy.  Chciałbym zwrócić uwagę, że bardzo starannie wybieramy grupy docelowych klientów i w zdecydowanej większości przypadków wiemy, że tam, gdzie kierujemy naszą ofertę, dana usługa się sprawdzi i będzie dla klienta korzystna, telefony czy maile są zazwyczaj trafione – dodaje. Jeżeli można mówić o pozytywnych efektach pandemii, to sprawiła ona, że ludzie są bardziej skłonni uwierzyć, że zdalna firma rzeczywiście istnieje. Takie narzędzia jak Zoom bardzo w tym pomagają. Ludzie mają coraz większą świadomość, że taka forma pracy będzie coraz bardziej powszechna – przyznaje. Osoby sceptycznie nastawione do pracy zdalnej, czy też stawiające w niej pierwsze kroki zachęca do przełamania się. Codziennie spotykamy się z moim zespołem na telekonferencjach, podczas których najważniejsze są dialog, otwartość i partnerstwo. Pomagamy sobie nawzajem. Nie funkcjonuję jak autorytarny szef. Wszyscy działamy na równi i okazuje się, że taki sposób jest po prostu efektywny. Wystarczy dobre nastawienie, życzliwość, chęć otwartej komunikacji i pomocy. Stanowimy dzięki temu współpracujący i zgrany zespół – z entuzjazmem podkreśla manager.

Praca zdalna, tak jak każda inna, nie jest pozbawiona zaskakujących zdarzeń, nadzwyczajnych, a czasem kryzysowych sytuacji. Z takimi Andrzej Gancarski spotkał się nie raz. Miałem taki przypadek, że gdy po wcześniejszym kontakcie zdalnym przyjechałem do klienta na umówione spotkanie w celu podpisania umowy, zobaczyłem jego wielkie zdziwienie wobec mnie, siedzącego na wózku. Stwierdził, że gdyby wiedział, że jestem osobą z niepełnosprawnością, to nie zdecydowałby się na podpisanie umowy, bo obawiałby się, że nie poradzę sobie z jej obsługą i realizacją. Był ogromnie zaskoczony, że potrafię w pełni profesjonalnie obsłużyć klienta. Dodam, że umowa została podpisana i zrealizowana –przywołuje swoje doświadczenie. Opis ten wyraźnie ilustruje, że praca zdalna jest dla każdego. Efektywnie pracować można bez względu na takie cechy jak wiek, wygląd czy właśnie niepełnosprawność. Najtrudniej jest zmienić mentalność w tym zakresie, jednak, jak widać, jest to możliwe.

Ponadczasowa motywacja

Wspomniany wcześniej Aleksander Pietrzak, który od około 10 lat kieruje zdalnie zespołami,  pytany o największe wyzwania wiążące się z zarządzaniem pracownikami na odległość stwierdza, że każdy manager udzieliłby na to innej odpowiedzi i na inny problem zwróciłby uwagę, będąc na różnym etapie swojego doświadczenia w modelu pracy zdalnej lub hybrydowej oraz w innej fazie rozwoju organizacji. Ja chciałbym wskazać na potrzebę uważnego przyglądania się poziomom motywacji poszczególnych grup pracowników względem upływu czasu. Motywacja zespołów to zawsze sinusoida; w modelu remote/hybrid work trudniej będzie na czas dojrzeć zmiany emocjonalne u poszczególnych pracowników, przez co i całych zespołów. W tym modelu również motywacja ma mocne przełożenie na efektywność realizacyjną – pamiętajmy, że pracownik zdalny to ten, któremu musimy ufać i wiedzieć, że on sam wie, jaki efekt pracy ma zostać uzyskany – podkreśla. Zauważa też, że sprawni liderzy mogliby poprzez częsty dialog indywidualny lub w małych grupach rozwijać kompetencje empatii i docierać do problemów swoich zespołów. Pilnowanie tego, aby sinusoida motywacji na osi czasu stawała się hossą jest trudnym wyzwaniem, które wymaga również czasu…– dodaje.

Nie bez znaczenia pozostaje zatem kwestia czasu i umiejętności zarządzania nim, która według Pietrzaka może okazać się cennym kapitałem przy przechodzeniu na taki sposób pracy. Nie widząc się f-2-f, znajdując się poza biurem, nieco więcej musimy ustalać werbalnie, przez co statystycznie więcej pracowników poświęca czas na rozmowy, niż generowanie przyrostu, aniżeli jak to działoby się w biurze – stwierdza. Dodaje też, że precyzyjne ustalanie celów i pożądanych efektów danego zadania jest wartością pracy biurowej XXI w., dlatego nie powinno się ukrócać możliwości prowadzenia takich ustaleń. Jeśli chcemy mieć i czas do ustaleń i czas do wykonywania pracy – nie warto zapominać, że brak opłat za duże biuro to nie brak kosztów na cennych pracowników – zauważa. Zachęca też do postawienia na profesjonalne narzędzia online’owe pracy zdalnej – do komunikacji, zarządzania zadaniami i informacją, chmurowymi systemami plików. Nie zapomnij skutecznie nauczyć i zmotywować do ich używania wszystkich pracowników –puentuje Aleksander Pietrzak.

Czy zdalnie mogą pracować tylko freelancerzy?

Kolejny nasz ekspert w temacie pracy zdalnej, Magdalena Raszdorf, prezes Fundacji Biznes Bez Barier, dla której to fundacji Grupa AF jest merytorycznym patronem, odpowiadając na to pytanie stwierdza, że niekoniecznie. Jeszcze do niedawna panowało przekonanie, że praca zdalna jest przeznaczona wyłącznie dla przedstawicieli wolnych zawodów – informatyków, grafików komputerowych, plastyków, specjalistów w dziedzinie SEO, copywriterów czy tłumaczy. Tymczasem, jak pokazuje analiza wakatów, oferty pracy zdalnej (orzeczenie nie stanowi żadnej przeszkody) są skierowane też do asystentów biura, pracowników działu obsługi klienta i administracji, telemarketerów, rekruterów, pracowników przetwarzających dane, analityków czy rejestratorów medycznych – zwraca uwagę prezes Fundacji.

Zdalnie, czyli bez barier

Nasza firma jest najlepszym odzwierciedleniem słów Magdaleny Raszdorf. Zdecydowana większość naszych pracowników to osoby ze zmniejszoną sprawnością fizyczną. Ich praca jest dowodem na to, że na otwartym rynku pracy jest miejsce dla każdego. Ważną, a czasem decydującą kwestią możliwości zatrudnienia jest jego forma. I tu właśnie praca zdalna może być zaliczona do jednego ze złotych rozwiązań. Wymaga jednak otwartości na taką, jednak wciąż niepowszechną, formę pracy od obu stron: pracownika i pracodawcy.

Bliski system zdalny

Można śmiało założyć, że powrót do przedpandemicznej rzeczywistości na rynku pracy wydaje się na dłuższą metę niemożliwy. Covid-19 pokazał, że praca zdalna (oczywiście tam, gdzie to fizycznie i technicznie możliwe) się opłaca, zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. To przyszłość, która wkrótce zmieni standardy zatrudniania. Wiele nowoczesnych firm zrozumiało już dawno, że pozwalając swoim pracownikom na tryb home-office, w żaden sposób nie musi obawiać się obniżenia jakości pracy.

Jako Grupa AF jesteśmy dumni z tego, że od wielu lat z powodzeniem pracujemy w systemie zdalnym, na długo zanim stało się to konieczne, a czasami nawet „modne”. Jako jedna z pierwszych firm w Polsce przecieraliśmy szlaki dla innych, promując pracę przy pomocy nowoczesnych technologii i narzędzi, które obecnie wykorzystywane są coraz częściej i na większą skalę. Przyszłość nadeszła. Przyszłość stała się faktem.