30 sierpnia 2021
Porady home office + tip: telekonferencja w 7 sekund
Praca zdalna nigdy dotąd nie była tak nośnym tematem. Dyskurs home office w środowiskach usług B2B na chwilę przyćmił nawet tematykę podatkową. Szybko zorientowaliśmy się jednak, że dystansowi fizycznemu – pomimo technik digitalowych komunikacji i wsparcia języka emotikonek – towarzyszy dystans psychiczny/komunikacyjny. Osamotnienie w pracy oznacza potrzebę umiejętności samoorganizacyjnych i znajomości technik, które mogą takie umiejętności wspierać.
O tym jest ten krótki poradnik, jak nie utknąć z robotą w miejscu.
Jeśli przychodzi moment zawahania, które zadania są priorytetowe, a których w zasadzie “nie muszę robić, więc nie wiem, co robić”, jest to efekt zbyt wąskiego omówienia projektów / celów / problemów / zadań z przełożonym. W zespole rozproszonym często jednak stawia się na samodzielność i efektywność jednostki. Każdy więc powinien posiadać własny plan.
Planuj
Przejdźmy do rzeczy. Jeśli praca zdalna to w dużej mierze umiejętność organizowania sobie pracy, to samoorganizacja równa się m.in. planowanie. Przewidywanie przyrostu z pracy, która jest potrzebna organizacji w określonej jednostce czasu pozwala skuteczniej realizować cele, jakie dają nam przełożeni lub klienci, partnerzy, środowisko.
To od planu powinniśmy rozpocząć nowy projekt, nowy tydzień, nowy sprint, nowy produkt. A każdy nowy dzień to okazja do czegoś nowego.
Narzędzia?
Kalendarz – kto z czytelników nie umiałby wymienić tego narzędzia pracy, nawet nie dotarł do tego miejsca. Porada zaczyna się od odpowiedzenia sobie na pytania: który kalendarz? Jak używać? Czy współdzielić? Dlaczego w chmurze?
Na każde z tych pytań należy odpowiedzieć sobie samemu. Do dyspozycji mamy kalendarze w narzędziach, z których korzysta się na co dzień – system operacyjny, CRM firmy, narzędzie poczty, itd. Warto rozważyć, z których korzystamy najczęściej i jak najwygodniej będzie nam sięgać do kalendarza. Te popularniejsze z nich pozwolą na integrację z innymi oraz używanie równolegle na komputerze i telefonie, a może nawet smart-lustrze w łazience. Dla autora artykułu odpowiedzią jest Google Calendar, co zresztą jest wyborem dużej grupy świadomych użytkowników kalendarzy. Pozwoli on nam na liczne integracje poprzez zewnętrzne wtyczki i współdzielenie informacji z innymi użytkownikami. Automatyzacja zaproszeń umożliwi przyspieszenie planowania wirtualnych spotkań.
Jeśli i dla ciebie kalendarz stanowi jedno z bazowych narzędzi i lubisz mieć pewność, że nie zapomnisz o żadnym z planowanych calli na Zoomie, może ta technika przyda się i Tobie.
Jednym z rozwiązań przyspieszających codzienną pracę będzie skorzystanie z wtyczki do przeglądarki od Zoom dla kalendarza Google. Nie musisz uruchamiać aplikacji Zoom, aby utworzyć meeting. Po zainstalowaniu wtyczki w kalendarzu pojawi się dodatkowy przycisk umozliwiający tworzenie wydarzenia Zoom na podstawie danych wpisanych do wydarzenia w kalendarzu. Teraz wystarczy już tylko dodać emaile zaproszonych gości i zostaną oni powiadomieni o utworzonym eventcie.
Komunikator
Dla tej rodziny narzędzi rynek podaży był łaskawy w 2020 i 2021 roku; ich rozwój w tym czasie daje użytkownikom rozsądny wybór. Są kilkuletni liderzy rynku komunikacji cyfrowej profesjonalnej – jak Slack – którzy poprzez pandemię mieli powód do developmentu na wielu płaszczyznach, ale są i wielcy wygrani bieżącego okresu – jak MS Teams, który to szturmem wbił się na pozycje liderskie. Zoom to z kolei świetny wybór do wirtualnych spotkań z klientami czy, ogólniej, spotkań zewnętrznych. Sensowną opcją dla jednolitości środowiska pracy jest mieć komunikator połączony (lub chociaż od tego samego producenta oprogramowania) z CRM; nie zawsze jednak technologicznie będzie to rozsądny wybór.
Planowanie musi uwzględniać komunikację, bo bez niej nasze plany mogą nie mieć sensu, gdyż nie będą odpowiadały potrzebom środowiska, w którym funkcjonujemy.
Notatnik to doskonałe miejsce, w którym zdarzenia określone czasowo w kalendarzu można rozpisać i uwzględnić uwagi do planów. Godne atencji będą notatniki elektroniczne (np. Evernote), pozwalające na współdzielenie notatek, tworzenie ich w szablonach, załączanie multimediów, printscreenów, dodawanie komentarzy audio czy – może najważniejsze – rozsądne sortowanie i ich przechowywanie.
Reaguj
Interaktywność i umiejętność słuchania przydadzą się jak nigdy dotąd. W pracy zdalnej trudniej o naturalne okazje do interakcji i rozmów, więc takowych mamy mniej. Mniej szans na doprecyzowanie ustaleń i zebranie feedbacku. Dlatego, gdy masz już calla = okazję do przekazania informacji lub wysłuchania ich – wysłuchaj dobrze. A później reaguj, czyli pamiętaj, że plany czasem trzeba zmieniać. To jest ta cenna obecnie na rynku agility. Gotowość do zmian i umiejętność zarządzania zmianą. Tu pamiętaj, że zmieniając jedno wydarzenie / prace nad danym projektem – nie musisz przekreślać planów całego dnia / sprintu. “Nie utknij z robotą” to również nie rezygnuj z dokończenia zadania Y zgodnie z planem, nawet jeśli zadanie X (wcześniejsze) wysypało się.
Działaj
Gdy wiadomo już, co należy zrobić – bo jest plan, a wszelkie feedbacki nie krzyżują planów – ostatnią przeszkodą, aby przenosić już góry – jest prokrastynacja. Nie pozwól, aby przykurzyła twoje zdolne do wszystkiego narzędzie pracy – mózg. Gdy przychodzi moment pracy w skupieniu, bez zbędnego grymaszenia powiedz: “mózgu, działaj” i po prostu zacznij działać.
… Jeżeli po ostatnim zdaniu dalej nie wiesz, jak wziąć się do roboty, poczytaj o technice pomodoro i zacznij ją stosować.
