18 marca 2020
Zainteresował Cię ten artykuł i chcesz wiedzieć więcej?
Napisz do nas na: PR@grupaaf.pl
Czy home office to tylko tymczasowe rozwiązanie w dobie walki z koronawirusem?
Trwający w Polsce stan zagrożenia epidemicznego spowodował, że coraz więcej firm pozwala pracownikom pracować w domu. Przyjęta przez rząd specustawa upoważnia pracodawców, ale im tego nie nakazuje; decyzję podejmują sami. Mimo różnych pytań i wątpliwości – o tym za chwilę – jedno jest pewne: home office to nie tylko sposób na sytuację kryzysową, która z czasem minie, ale to przede wszystkim nowoczesna metoda na optymalizację zadań, finansów i osiągnięcie biznesowych celów. Od razu należy obalić mit – home office nie jest tylko dla freelancerów.
Strach i obawa przed tym co nie znane wpisany jest w ludzką naturę. Warto więc skorzystać z naszej wiedzy i doświadczenia; od ponad 8 lat pracujemy zdalnie, dlatego stwierdzenie, że jesteśmy specjalistami, nie jest na wyrost.
Nawiązując jeszcze raz do specustawy – pracodawca może aż do września kierować pracownika na pracę zdalną. Decydując się na ten krok, warto postawić sobie pytanie – może nie na samym początku – czy nie warto taki system wdrożyć na stałe? Warto, pod warunkiem, że decyzja będzie przemyślana, strategiczna, a usługę można przenieść do cyfrowego świata. Przykład? Geodeta nie musi wprowadzać danych do systemu baz numerycznych w biurze. Równie efektywnie będzie też pracować w zaciszu swojego domu. Podobnie będzie z usługami księgowymi, kadrowymi, obsługą klienta czy nawet rejestracją medyczną.
Jak zarządzać firmą on-line? Przygotowaliśmy krótką listę naszych sprawdzonych porad.
1. Kluczowy jest dobór odpowiednich narzędzi komunikacyjnych, dostosowanych do wewnętrznych potrzeb. Możliwości jest wiele, jednak my polecamy platformę Slack; posiada wszystkie narzędzia służące pracy zespołowej, tj. indywidualne i zespołowe rozmowy tekstowe – z podziałem na kanały tematyczne, głosowe i telekonferencje. Z własnego doświadczenia wiemy, jak ważne są rozmowy face to face, dlatego kamera w laptopie to konieczność. Slack służy też wymianie dokumentów – w chmurze nic nie ginie, co bardzo ułatwia życie. Warto też wyodrębnić narzędzia tylko do komunikacji zewnętrznej, najlepiej te, które nie wymagają instalacji jak np. Zoom, lub nieśmiertelny Skype.
Nie ma jednego, najlepszego rozwiązania. Wybierając sposób komunikacji, należy dopasować synchronizację czasu pracy i przepływ informacji między pracownikami do koordynacji pracy w ujęciu całościowym. Pozwala to na oszczędność czasu, który można przeznaczyć np. na prace koncepcyjne lub chwilę oddechu.
2. Praca musi być sprawnie koordynowana, dlatego nie obejdzie się bez centralnego punktu zarządzania informacją. Serce firmy to: CRM, task manager, kalendarz czy chmura plików, jednym słowem wszystko to, co pozwala na gromadzenie danych, które w jednym miejscu będą dostępne dla różnych grup uczestników. Zespół zadaniowy musi mieć dostęp do jasnego opisu zadań i wiedzieć, gdzie znajdzie powiązane z nim dokumenty, pliki czy materiały.
3. Ważne jest wyodrębnienie miejsca na komunikaty administracyjne i stworzenie optymalnego systemu HR, pozwalającego na sprawne zarządzanie nieobecnością pracowników i czasem ich pracy.
4. Od czasu pracy ważniejsze jest zaangażowanie w realizacji powierzonych obowiązków. Taki system pracy wymaga dużego zaufania do pracownika, ale też dobrego managementu, który potrafi przypisać odpowiednią osobę do zadania, określić jego cele i pożądane efekty pracy.
5. Zadbaj o jakość internetowej komunikacji z pracownikiem. Liczy się nie tylko dobór odpowiedniej platformy komunikacyjnej, ale też głos, sposób artykulacji i uśmiech na twarzy, którego nie widać w zdalnym zarządzaniu, ale słychać podczas rozmów. Komunikaty tekstowe zdecydowanie skracają czas interakcji, jednak w miarę możliwości powinno się korzystać z rozmów wideo. Mimika oddaje emocje, które decydują o tonie wypowiedzi.
6. Porozmawiaj z pracownikiem o organizacji miejsca pracy. Powinno być ono wyodrębnione z ogólnodostępnej przestrzeni mieszkalnej, co pozwoli na skupienie i nierozpraszanie uwagi.
7. Praca zdalna nie oznacza braku kontroli pracownika. Panuje przekonanie, że jak pracodawca nie widzi pracownika przy komputerze, to ten nie pracuje. Nie ma co się oszukiwać – nawet ci najbardziej zaangażowani w projekt oglądają memy lub ucinają pogawędki. Nie ma pełnego nadzoru, jest za to efekt, który będzie głównym miernikiem pracy i wydajności. Najważniejsza zasada, której się nie łamie: ufam – zatrudniam, nie ufam – żegnam.
8. Godziny pracy muszą być jasno określone. Są dwa powody. Po pierwsze czas pracy firmy musi równać się z czasem pracy klientów. Oczywiście przesunięcia są możliwe. Drugi jest równie ważny, jeden z największych plusów pracy zdalnej – komunikacja asynchroniczna. Jakie są jej zalety? Daje ona przede wszystkim możliwość skupienia. Nikt z kolegów nie klepnie w ramię innego współpracownika, kiedy ten pracuje nad ważnym projektem. Nikt go też nie rozproszy, bo zamiast biurowych szeptów jest cisza (pod warunkiem, że pracownik sam o nią w domu zadba). Ważna uwaga: należy określić harmonogram pracy, wyodrębniając czas, kiedy pracownik nie jest dostępny, tzn. pracuje w pełnym skupieniu. Poranny call z ustaleniem planu dnia, czas na ważne e-maile i telefony. Potem kilka godzin pracy nad co najmniej dwoma, trzema ważnymi zadaniami; dopiero po ich zakończeniu odpisuje się na wiadomości pozostawione na komunikatorach.
Trudności? Jest ich wiele, ale nie są takie straszne jak mogłoby się wydawać. Można nad nimi z powodzeniem zapanować, zapewniając pracownikowi komfort i zadowolenie z pracy, a firmie rozwój i zysk. Wystarczy rozsądne wdrożenie strategii, czerpiąc z dobrych i sprawdzonych wzorców.
Na koniec „Minisłownik słów zamiennych” w pracy zdalnej:
kontrola – efekt
obawa – wyzwanie
komunikacja synchroniczna – komunikacja asynchroniczna
poranna odprawa – poranny call
zebranie komórki – wewnętrzna konferencja